Hoje em dia se fala muito em administração do tempo e produtividade. Se você acredita que consegue administrar seu tempo, pense comigo: Quantas horas tem o seu dia? O seu dia tem 24 horas, certo? Assim como o meu e o das outras pessoas. Então, esse é exatamente o primeiro mito: querer administrar o tempo.

Nesse artigo você confere em detalhes esse e outros 4 mitos que atrapalham sua produtividade, além de dicas importantes.

Administração do tempo, mito 01: Achar que é possível administrar o tempo

O que você deve administrar são as ações, as atividades que devem ser realizadas, atividades necessárias e suficientes para alcançar objetivos.

Quando digo que não é possível administrar o tempo, me refiro ao fato de que a quantidade de horas disponível em cada dia é imutável. Não se pode acumular tempo, ele é inevitavelmente gasto, quando agimos ou quando permanecemos na inércia.

Portanto, é preciso escolher cuidadosamente com quais atividades o tempo disponível será gasto.

Mito 02: Eu não preciso me interessar nem me preocupar com as coisas que são urgentes e importantes.

Cuidado. O que significa ações importantes num dia de trabalho? São aquelas ações necessárias e suficientes, como dito anteriormente, para o alcance de suas metas.

Elas deverão ser realizadas num determinado intervalo de tempo ou até uma determinada data para que você alcance os resultados projetados, caso contrário, se tornarão urgentes e poderão trazer consequências desastrosas. Portanto, cuidado.

Mito 03: Não preciso dar satisfação sobre o uso do meu tempo para ninguém.

Como foi dito, o tempo está lá, senhor de si, o que eu devo colocar dentro dessas 24 horas do meu dia significa entrar em ação, para fazer aquilo que eu já sei que devo fazer.

E se deve dar satisfação sim. Sobre os resultados que lhe foram solicitados. Logo, não se trata de dar satisfação sobre o uso do tempo e sim de dar satisfação sobre como se está executando e do cumprimento dos prazos combinados.

Mito 04: É perda de tempo planejar.

Ouço, infelizmente com frequência, alguns gestores dizerem a frase acima. Primeiro, invista tempo em planejamento porque isso vai melhorar a sua eficiência. Você já sabe o que fazer e com o planejamento, você melhorará o “como fazer”.

Eficácia é fazer tudo o que é necessário e entregar no prazo. Isso vai aumentar a satisfação do seu cliente, vai aumentar a satisfação interna e o clima entre todos aqueles que contribuíram. As pessoas vão sentir-se parte dessa solução favorável.

Há algum tempo, li um pensamento que dizia algo, que deixarei aqui para você refletir: “Se eu tivesse oito horas do meu dia para cortar uma árvore, passaria seis horas afiando o machado”. Pense nisso.

Mito 05: preciso participar de todas as reuniões.

“Eu quero estar por dentro de todas as informações”. Ainda que você seja um líder ou um gestor, você não precisa fazer isso. Delegue, faça follow-up; faça esse acompanhamento e terá as informações que são necessárias, aquelas de que você realmente precisa para o bom desempenho das suas atividades.

Aqui vão algumas dicas adicionais sobre administração do tempo:

• – Use agenda. Recomendo sem contraindicação.
• – Anote todos os seus compromissos.
• – Planeje o dia seguinte.
• – Cuide das atividades que são importantes sob o risco de se tornarem urgentes. Ao contrário, será “fazer ou fazer” e os resultados podem ser desastrosos prejuízos.
• – Aprenda a dizer não àquelas tarefas que não agregam valor. Aquelas que não são urgentes, não são importantes e não vão contribuir em nada para os resultados que você deve produzir.
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Reflita sobre como esses mitos da administração do tempo afetam seu dia a dia e como essas dicas podem ajudar a ter uma rotina mais produtiva.