Muito se fala em gestão do tempo e produtividade atualmente. Se você fizer uma pesquisa rápida na internet, vai encontrar uma enxurrada de artigos, vídeos, livros e até cursos sobre o tema.
Sem dúvida, vale a pena investir tempo e dinheiro nesse tipo de conhecimento. Porém, se você não colocar em prática uma regra básica, de nada adiantará ler os melhores livros e fazer os cursos mais caros do mundo.
Antes de apresentar esse princípio básico que permite que qualquer pessoa melhore sua gestão do tempo e produtividade, preciso fazer alguns esclarecimentos sobre esses dois conceitos.
Definindo gestão do tempo e produtividade
Como falei em outro artigo, a ideia de “administração do tempo” não passa de um mito. Porque o número de horas disponíveis em cada dia é imutável para todos nós e o tempo é um recurso que não pode ser acumulado.
Logo, gestão do tempo se refere a planejar e controlar como o tempo disponível em cada dia é gasto. Simples assim!
Quando esse planejamento e controle do tempo é eficiente, a pessoa consegue obter mais resultados, além de evitar problemas causados pelo hábito da procrastinação (acúmulo de tarefas, por exemplo).
Já a produtividade se refere à capacidade de produzir mais utilizando menos recursos. Quando você sabe direcionar o uso do seu tempo para o que realmente importa, se torna mais produtivo.
Sabe quando você chega ao final do dia e percebe que não realizou nenhuma atividade importante, mesmo tendo uma lista enorme (e bagunçada) de pendências na cabeça?
Isso é um sinal de falta de produtividade, pois você gastou muito tempo (esse recurso valioso) e não produziu nada.
A regra básica para gerir melhor seu tempo e ser mais produtivo
Em minha trajetória como gerente de manufatura, de qualidade, consultor, mentor e coach, percebi que a regra básica para ter uma boa gestão do tempo e aumentar a produtividade é:
saber planejar e priorizar atividades e tarefas dentro do tempo disponível em cada dia!
Em termos práticos, isso significa analisar e estabelecer, usando o bom senso, com quais atividades e tarefas você gastará seu tempo.
Isso não se aplica somente à área profissional
Saber planejar e priorizar tarefas não traz benefícios somente na área profissional, como alguns podem pensar.
Na verdade, não saber decidir o que precisa ser feito e como será feito leva a frustrações, situações urgentes, problemas que afetam o desempenho de uma equipe e relações familiares desgastadas.
Esses são apenas alguns exemplos de coisas que sugam nossa energia e tiram a motivação, que geralmente ocorrem porque em algum momento você deixou de planejar e, sobretudo, priorizar atividades e tarefas, como:
- Escutar os membros da sua equipe.
- Fazer um curso importante.
- Escrever um artigo.
- Preparar alguém para delegar uma parte de suas tarefas na empresa.
- Brincar e conversar com seu filho.
- Fazer uma viagem em família.
- Cuidar da própria saúde.
Como planejar e priorizar tarefas
Priorizar tarefas e atividades basicamente significa decidir o que precisa ser feito em cada dia, semana ou mês. Já o planejamento se refere a pensar como cada coisa será feita.
É importante equilibrar atividades urgentes, prioritárias e importantes para ter uma boa gestão do tempo.
Tarefas urgentes. São aquelas que precisam ser realizadas o mais rápido possível, pois caso contrário podem trazer consequências negativas. Em geral uma tarefa só se torna urgente porque deixou de ser priorizada em algum momento.
Tarefas prioritárias. São ações e atividades importantes que precisam ter sua execução priorizada, porque trarão resultados que precisam ser alcançados a curto prazo e para que não se transformem em urgências.
Tarefas importantes. São aquelas que trarão resultados positivos, mas podem ter um processo de execução menos acelerado.
O ideal é reduzir ao máximo a quantidade de tarefas urgentes no seu dia a dia, sempre dar conta das prioridades e ainda ter tempo para encaixar as atividades importantes!
Dicas práticas de gestão do tempo no dia a dia
Use agenda.
Ao anotar suas atividades de cada dia, você já está selecionando o que é importante, urgente e prioritário, e isso ajuda a consolidar o hábito. Pode ser um modelo de papel ou uma agenda digital, o importante é usar (não apenas ter).
Planeje sua semana.
Esse é um dos segredos para ter uma semana produtiva e que traz mais motivação para encarar a segunda-feira.
Tenha bom senso ao estabelecer metas.
Ao estabelecer como vai usar seu tempo, seja realista e leve em consideração que imprevistos podem acontecer. Não adianta colocar uma lista enorme na agenda se você sabe que não terá como cumprir tudo.
Depois de apresentar aquela que considero ser a regra básica para melhorar sua gestão do tempo e ter mais produtividade, sugiro que você identifique quais são suas prioridades e como irá encaixá-las no seu tempo disponível agora mesmo!
Aproveite e deixe um comentário: você costuma priorizar e planejar tarefas no dia a dia?