Você já parou para pensar se as reuniões de trabalho na sua empresa são realmente produtivas? Ou servem apenas para desperdiçar o tempo da equipe?
Reuniões de trabalho totalmente sem foco, que não trazem resultados e prejudicam a motivação dos colaboradores ainda são uma realidade em várias empresas, infelizmente.
Neste artigo vou falar sobre alguns erros comuns ao conduzir uma reunião e dar dicas práticas de como tornar os encontros na sua empresa mais produtivos. Acompanhe!
Quando é necessário convocar uma reunião de trabalho?
Existem diferentes motivos para convocar uma reunião de trabalho, como:
- Apresentar metas e objetivos, estabelecendo o papel de cada colaborador no plano de ação a ser adotado.
- Treinar a equipe para utilizar alguma nova ferramenta ou processo a ser implementado na empresa.
- Buscar soluções para alguma questão específica.
- Avaliar os resultados obtidos em determinado projeto.
- Brainstorming para o desenvolvimento de novos produtos e serviços.
Esses são apenas alguns exemplos de tipos de reunião.
O primeiro passo para tornar as reuniões na empresa mais produtivas é avaliar com cuidado sua necessidade. Porque é extremamente frustrante para um colaborar sair de uma reunião com a sensação de que “tudo poderia ter sido resolvido com um e-mail”.
Não existe uma fórmula pronta para fazer essa avaliação, mas é importante levar em consideração se os resultados que podem ser alcançados compensam o tempo despendido.
Lembre-se de que o tempo é um recurso valioso, que precisa ter uma gestão eficiente para alavancar a produtividade da empresa.
Logo, convocar reuniões de trabalho de forma “automática” é um erro a ser evitado para ter encontros mais produtivos.
Entenda a importância do planejamento nas reuniões
Assim como a falta de critério na hora de convocar uma reunião é prejudicial, não saber planejar os encontros também pode colocar tudo a perder.
O planejamento de uma reunião inclui:
- Escolher o melhor dia e horário para sua realização.
- Determinar a duração do encontro.
- Avaliar quais colaboradores precisam ser convocados (ou não).
- Definir com clareza seus objetivos.
Melhor dia e horário para as reuniões
Sobre o melhor dia e horário para realizar reuniões, não existe um receita pronta, é algo que precisa levar em consideração a dinâmica de cada empresa.
Em algumas será melhor marcar os encontros logo no começo do expediente, na segunda, enquanto em outras o melhor dia e horário é na sexta à tarde. Inclusive, às vezes é necessário fazer alguns testes até definir os dias e horários mais produtivos.
Tempo de duração
De qualquer forma, a reunião precisa ter um horário definido para começar e terminar. Se a duração da reunião não for previamente estabelecida (e cumprida), o risco do encontro se arrastar por horas e a equipe perder o foco é grande.
O tempo de duração das reuniões deve ser estipulado com base nos objetivos definidos na pauta.
Convocar as pessoas certas
Chamar mais pessoas do que o necessário também favorece a perda de foco nas reuniões. Não faz sentido convocar colaboradores que não estão diretamente ligados às questões que serão trabalhadas, somente para evitar que se sintam “excluídos”.
Nesses momentos é importante saber usar a comunicação assertiva para deixar claro os critérios de convocação adotados, evitando desgastes no relacionamento da equipe.
Pauta da reunião
A pauta é um resumo de todos os pontos que serão trabalhados na reunião e dos objetivos que se pretende alcançar.
É fundamental elaborar e divulgar a pauta aos participantes com antecedência, para que todos possam se preparar devidamente e assim contribuir para uma reunião mais produtiva.
2 dicas para ter reuniões mais produtivas
Agora vou dar duas dicas práticas para conduzir reuniões mais produtivas, baseadas em minha experiência.
Mantenha o foco na pauta
Como já falei, planejar e divulgar a pauta com antecedência, convocar as pessoas certas e estipular o tempo de duração são medidas que ajudam a tornar as reuniões mais produtivas, mas não para por aí.
É fundamental saber conduzir o encontro sem perder o foco, retornando ao ponto inicial quando a discussão começar a fugir do que foi estabelecido na pauta.
Também é importante saber lidar com colaboradores que têm um comportamento inadequado durante as reuniões (excesso de brincadeiras e fuga constante dos temas, por exemplo) recorrendo ao bom e velho feedback corretivo.
Registre os resultados de cada reunião
É preciso fazer um resumo das questões abordadas e objetivos alcançados em cada reunião, até para saber o que deve ser trabalhado nas próximas pautas. Veja o que deve ser registrado:
- Principais ideias apresentadas pelos participantes, se foram aproveitadas ou não e porquê.
- Decisões, metas e objetivos definidos.
- Plano de ação estabelecido para implementar as metas e objetivos definidos.
Sem o devido registro, fica difícil estabelecer quais questões já foram encerradas na hora de elaborar as próximas pautas. Sem falar que a documentação das reuniões serve para mensurar sua produtividade e fazer melhorias.
As reuniões devem ajudar a aumentar a produtividade da empresa, em vez de serem sinônimo de tédio e perda de tempo. Colocando essas dicas em prática, os encontros com seu time trarão resultados cada vez melhores.
E você, já participou de alguma reunião que poderia ter sido um e-mail? Deixe um comentário!