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Você já parou para pensar se as reuniões de trabalho na sua empresa são realmente produtivas? Ou servem apenas para desperdiçar o tempo da equipe?

Reuniões de trabalho totalmente sem foco, que não trazem resultados e prejudicam a motivação dos colaboradores ainda são uma realidade em várias empresas, infelizmente.

Neste artigo vou falar sobre alguns erros comuns ao conduzir uma reunião e dar dicas práticas de como tornar os encontros na sua empresa mais produtivos. Acompanhe!

Quando é necessário convocar uma reunião de trabalho?

Existem diferentes motivos para convocar uma reunião de trabalho, como:

  • Apresentar metas e objetivos, estabelecendo o papel de cada colaborador no plano de ação a ser adotado.
  • Treinar a equipe para utilizar alguma nova ferramenta ou processo a ser implementado na empresa.
  • Buscar soluções para alguma questão específica.
  • Avaliar os resultados obtidos em determinado projeto.
  • Brainstorming para o desenvolvimento de novos produtos e serviços.

Esses são apenas alguns exemplos de tipos de reunião.

O primeiro passo para tornar as reuniões na empresa mais produtivas é avaliar com cuidado sua necessidade. Porque é extremamente frustrante para um colaborar sair de uma reunião com a sensação de que “tudo poderia ter sido resolvido com um e-mail”.

Não existe uma fórmula pronta para fazer essa avaliação, mas é importante levar em consideração se os resultados que podem ser alcançados compensam o tempo despendido.

Lembre-se de que o tempo é um recurso valioso, que precisa ter uma gestão eficiente para alavancar a produtividade da empresa.

Logo, convocar reuniões de trabalho de forma “automática” é um erro a ser evitado para ter encontros mais produtivos.

Entenda a importância do planejamento nas reuniões

Assim como a falta de critério na hora de convocar uma reunião é prejudicial, não saber planejar os encontros também pode colocar tudo a perder.

O planejamento de uma reunião inclui:

  • Escolher o melhor dia e horário para sua realização.
  • Determinar a duração do encontro.
  • Avaliar quais colaboradores precisam ser convocados (ou não).
  • Definir com clareza seus objetivos.

Melhor dia e horário para as reuniões

Sobre o melhor dia e horário para realizar reuniões, não existe um receita pronta, é algo que precisa levar em consideração a dinâmica de cada empresa.

Em algumas será melhor marcar os encontros logo no começo do expediente, na segunda, enquanto em outras o melhor dia e horário é na sexta à tarde. Inclusive, às vezes é necessário fazer alguns testes até definir os dias e horários mais produtivos.

Tempo de duração

De qualquer forma, a reunião precisa ter um horário definido para começar e terminar. Se a duração da reunião não for previamente estabelecida (e cumprida), o risco do encontro se arrastar por horas e a equipe perder o foco é grande.

O tempo de duração das reuniões deve ser estipulado com base nos objetivos definidos na pauta.

Convocar as pessoas certas

Chamar mais pessoas do que o necessário também favorece a perda de foco nas reuniões. Não faz sentido convocar colaboradores que não estão diretamente ligados às questões que serão trabalhadas, somente para evitar que se sintam “excluídos”.

Nesses momentos é importante saber usar a comunicação assertiva para deixar claro os critérios de convocação adotados, evitando desgastes no relacionamento da equipe.

Pauta da reunião

A pauta é um resumo de todos os pontos que serão trabalhados na reunião e dos objetivos que se pretende alcançar.

É fundamental elaborar e divulgar a pauta aos participantes com antecedência, para que todos possam se preparar devidamente e assim contribuir para uma reunião mais produtiva.

2 dicas para ter reuniões mais produtivas

Agora vou dar duas dicas práticas para conduzir reuniões mais produtivas, baseadas em minha experiência.

Mantenha o foco na pauta

Como já falei, planejar e divulgar a pauta com antecedência, convocar as pessoas certas e estipular o tempo de duração são medidas que ajudam a tornar as reuniões mais produtivas, mas não para por aí.

É fundamental saber conduzir o encontro sem perder o foco, retornando ao ponto inicial quando a discussão começar a fugir do que foi estabelecido na pauta.

Também é importante saber lidar com colaboradores que têm um comportamento inadequado durante as reuniões (excesso de brincadeiras e fuga constante dos temas, por exemplo) recorrendo ao bom e velho feedback corretivo.

Registre os resultados de cada reunião

É preciso fazer um resumo das questões abordadas e objetivos alcançados em cada reunião, até para saber o que deve ser trabalhado nas próximas pautas. Veja o que deve ser registrado:

  • Principais ideias apresentadas pelos participantes, se foram aproveitadas ou não e porquê.
  • Decisões, metas e objetivos definidos.
  • Plano de ação estabelecido para implementar as metas e objetivos definidos.

Sem o devido registro, fica difícil estabelecer quais questões já foram encerradas na hora de elaborar as próximas pautas. Sem falar que a documentação das reuniões serve para mensurar sua produtividade e fazer melhorias.

As reuniões devem ajudar a aumentar a produtividade da empresa, em vez de serem sinônimo de tédio e perda de tempo. Colocando essas dicas em prática, os encontros com seu time trarão resultados cada vez melhores.

E você, já participou de alguma reunião que poderia ter sido um e-mail? Deixe um comentário!

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